根據BUD申請指引，申請企業必須是香港註冊的公司，如涉及當地業務的話(一般是第(ii)類BUD項目)，香港申請公司須證明與當地業務有直接投資關係，認可的關係是以下的其中一種：
- 香港申請公司持有當地營運公司超過50%的股權
- 同一位自然人股東同時持有香港申請公司超過30%的股權及當地營運公司超過50%的股權
- 同一群自然人股東同時全資持有香港申請公司及當地營運公司
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當BUD顧問確定擬申請的企業符合以上資格後，下一步就要蒐集證明文件。
股權證明文件要有效及清楚顯示
根據顧問過往經驗，申請企業提交的股權證明文件常見問題主要是無效，例如已過期、未顯示已繳付政府費用、沒有官方蓋印。其次就是副本顯示不清楚，如解像度太低、沒有整張複印等，類似的情況在部份未有提供電子版本股權文件的自貿協定經濟體較為常見。
其他語言文件需提供翻譯版本
BUD秘書處只接受繁體中文、簡體中文及英文的文件，如當地官方文件並無此3種語言版本，申請企業需要另外提供中文或英文的翻譯版本。如有需要，秘書處有權要求申請企業為翻譯提供認證。同樣地，如有任何當地官方文件需要呈交，而沒有中文或英文版本，都需要提供翻譯，這類翻譯的費用並不獲BUD專項基金資助。
涉及多層控股架構 需全面披露
如公司架構涉及多重控股，則需披露至最終自然人(Ultimate natural person)，若然涉及太多文件，難以每間公司進行披露，則BUD秘書處可能要求最終自然人股東以聲明方式確認其控股股東身份。由於聲明具法律效力，若有人作虛假聲明，秘書處將會轉介予執法機構，務必留意。
BUD專項基金支援項目很多，但必先符合申請資格，包括香港企業的商業註冊、營運，以及直接投資當地業務，才能討論下一步的申請計劃書，很多有意使用專項基金的公司，往往會因資格未符合而導致申請BUD Fund失敗，故此大家應多加留意。有問題，最好仍是尋找專業顧問協助。